Hướng dẫn các bước làm thủ tục chuyển văn phòng công ty

Chuyển văn phòng công ty không đơn thuần là tìm một văn phòng mới rồi chuyển đến mà cần phải có thông báo tới cơ quan pháp lý, thông báo cho khách hàng …

Thủ tục chuyển văn phòng công ty gồm những bước nào và cần những hồ sơ gì?

CÁC BƯỚC LÀM THỦ TỤC CHUYỂN VĂN PHÒNG CÔNG TY

Bước 1. Nộp hồ sơ khai báo đến cơ quan thuế

Khi thay đổi địa chỉ kinh doanh, đầu tiên cần tiến hành khai báo với cơ quan thuế hiện đang quản lý doanh nghiệp của bạn.

Về hồ sơ, thông tư 80/2012/TT-BTC quy định hồ sơ chủ yếu gồm Tờ khai theo mẫu 08-ĐK-TCT, điền đầy thủ thông tin về việc thay đổi địa chỉ. Nhưng thông thường các Chi cục thuế thường yêu cầu doanh nghiệp nộp 3 bộ hồ sơ gồm đầy đủ như sau:

Biên bản họp về việc chuyển trụ sở
Quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty
Thông báo về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh
Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế theo mẫu 08-ĐK-TCT
Bản sao giấy đăng kí kinh doanh hiện tại của công ty
Bản báo cáo về việc sử dụng hóa đơn tại cơ quan thuế
Tùy cơ quan có thể yêu cầu giấy giới thiệu cho người đi nộp

Bước 2. Nhận kết quả từ cơ quan thuế

Khoảng 8 ngày sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận được kết quả trả về của cơ quan thuế (mẫu 09-MST).
Kết quả sẽ thông báo về tình trạng kê khai, đóng thuế của doanh nghiệp. Lúc này doanh nghiệp của bạn cần bổ sung kê khai cần thiết và hoàn thành mọi nghĩa vụ đóng thuế.

Bước 3. Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh về việc thay đổi địa chỉ công ty

Bước tiếp theo cực kỳ quan trọng khi chuyển văn phòng công ty đó là chuyển đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Bộ hồ sơ bao gồm:

Biên bản họp về việc chuyển trụ sở
Quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh của công ty
Thông báo về việc thay đổi địa chỉ kinh doanh, thông tin đăng ký thuế
Các giấy tờ về địa điểm kinh doanh mới chứng minh các điều kiện sử dụng (hợp đồng mua/thuê)
Mẫu 09-MST do cơ quan thuế trả về trước đó
Bản sao của giấy phép đăng ký kinh doanh cũ
Giấy ủy quyền người đi nộp hồ

Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn đến phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch & Đầu tư quận, huyện nơi bạn đăng ký ban đầu để được chỉnh sửa thông tin.

Bước 4. Đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế tại nơi chuyển đến (nếu khác tỉnh/thành phố)

Trong thời gian 10 ngày từ khi được cấp đổi giấy phép kinh doanh dựa trên địa điểm mới, doanh nghiệp cần đến cơ quan thuế tại địa phương mới để đăng ký lại. Hồ sơ gồm:

– Tờ khai 09-MST

– Bản sao chứng thực giấy đăng ký kinh doanh mới.

Bước này chỉ dành cho doanh nghiệp chuyển văn phòng công ty giữa các tỉnh thành phố. Nếu chỉ thực hiện chuyển trụ sở trong nội bộ quận, huyện của tỉnh thành phố thì có thể bỏ qua.

Bước 5. Xin cấp đổi lại con dấu

Thông thường con dấu sẽ có thông tin địa chỉ doanh nghiệp. Vì thế khi chuyển văn phòng, địa chỉ này cũng thay đổi nên bạn cần tiến hành đăng ký đổi lại con dấu.

Chuyển cùng quận, huyện: Có thể không cần khắc dấu
Chuyển khác quận, huyện trong cùng 1 địa phương: nộp hồ sơ đến công an nơi cấp dấu cũ để thay đổi.
Chuyển khác tỉnh, thành phố: Làm thủ tục trả dấu tại công an nơi đã cấp dấu cũ cho bạn, đồng thời nộp hồ sơ xin cấp dấu tại cơ quan công an địa phương mới. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

+ Bản sao của giấy phép đăng ký kinh doanh mới đã đổi địa chỉ

+ Giấy tờ liên quan chứng nhận việc đăng ký mẫu dấu (cũ)

+ Giấy giới thiệu nhận con dấu

MỘT VÀI LƯU Ý KHÁC TRONG THỦ TỤC CHUYỂN VĂN PHÒNG CÔNG TY

Thủ tục hành chính chuyển văn phòng công ty khá phức tạp và cần nhiều loại giấy tờ, vì thế doanh nghiệp cần chuẩn bị cẩn thận và đầy đủ, tránh trường hợp thiếu sót phải mất thời gian bổ sung, sửa đổi làm đình trệ hoạt động công ty.
Để việc chuyển địa điểm cơ quan làm việc được diễn ra suôn sẻ, đừng quên tìm hiểu Cách lập kế hoạch chuyển văn phòng khoa học. Đảm bảo không có bất kỳ sơ sót nào xảy ra.
Khi chuyển văn phòng làm việc, cần đăng các bản tin thông báo sự thay đổi trên website, gửi văn bản, fax hoặc email cho các đối tác, khách hàng quan trọng, nêu cụ thể ngày bắt đầu hoạt động tại văn phòng mới.
Tham khảo ngay Mẫu thông báo chuyển văn phòng công ty
Bên cạnh thủ tục hành chính cũng cần lưu ý một số thủ tục phong thủy khi chuyển văn phòng để mọi chuyện được suôn sẻ và gặp nhiều may mắn. Ví dụ: Xem ngày tốt chuyển văn phòng, chuẩn bị bài văn khấn chuyển văn phòng , làm lễ cúng nhập trạch chuyển văn phòng mới, …